Основними документами, що регулюють питання зберігання документації на підприємствах, є:
Склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, що затверджуються відповідними державними органами, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України
Терміни зберігання документів, що створюються на підприємстві, встановлені розділом 7 «Охорона навколишнього природного середовища» та іншими розділами Переліку № 578/5 (табл. 1).
Таблиця 1
Терміни зберігання документів, що створюються на підприємстві
| Назви документів | Терміни зберігання |
| Дозволи на викиди | Термін дії дозволу та ще 10 років після закінчення строку дії дозволу |
| Дозволи на проведення гідромеліоративних робіт, використання територій та об’єктів природно-заповідного фонду, природних рослинних ресурсів, лісових ділянок і ресурсів | Термін дії дозволу та ще 10 років після закінчення строку дії дозволу |
| Дозволи на спеціальне водокористування | Термін дії дозволу та ще 10 років після закінчення строку дії дозволу |
| Документи (заяви, контракти, листи) на ввезення і переміщення небезпечних відходів територією України | Постійно |
| Сертифікати, ліцензії на роботи з небезпечними відходами | Постійно |
| Листування з державними органами, органами місцевого самоврядування | 10 років |
| Журнали результатів аналізів атмосферного повітря, ґрунтів тощо | Постійно |
| Звітність за формами № 1-відходи, 2-тп (повітря), 7-ГР (підземні води), 2ТП-водгосп, 1-екологічні витрати, 3-мтп, 9-асг, 1-риба, 3-лг | 5 років |
| Декларація про відходи | 5 років |
| Договори на виготовлення і монтаж споруд, устаткування та апаратури для очищення від забруднюючих речовин | Термін дії та ще 1 рік після закінчення строку дії |
| Договори на очищення комунальних та інших стічних вод | Термін дії та ще 3 роки після закінчення строку дії |
| Схеми, плани, паспорти очисних споруд і обстеження стічних вод | Постійно |
| Документи (періодичні відомості, довідки, пояснювальні записки) про роботу очисних споруд і контроль за їх станом | Постійно |
| Акти перевірки стану очисних споруд і обстеження стічних вод | 10 років |
| Акти про викиди та скиди у навколишнє природне середовище забруднюючих речовин | Постійно |
| Документи (постанови, акти, приписи, доповідні записки) щодо дотримання природоохоронного законодавства | 5 років |
| Аналізи атмосферного повітря щодо наявності забруднюючих речовин та визначення рівня забруднення атмосферного повітря | Постійно |
| Аналізи ґрунтів на вміст забруднень | Постійно |
| Журнали результатів аналізів атмосферного повітря, ґрунтів тощо | Постійно |
| Документи (програми, експертні висновки, інструкції, правила) з моніторингу навколишнього природного середовища і контролю за станом навколишнього природного середовища | Постійно |
| Науково-технічні звіти про виконання робіт з моніторингу навколишнього природного середовища і контролю за станом навколишнього природного середовища | Постійно |
| Протоколи технічних нарад з питань відведення стічних вод, моніторингу сільськогосподарської і лісової радіології, медико-біологічних проблем тощо | Постійно |
| Описання, рекомендації з біологічного очищення стічних вод та очищення газопилового потоку від забруднюючих речовин | 5 років |
| Нормативи граничнодопустимих концентрацій забруднюючих речовин у навколишньому природному середовищі, рівні шкідливих фізичних та біологічних впливів на нього: | |
| а) за місцем складення і затвердження | Постійно |
| б) в інших організаціях | Доки не мине потреба* |
| Нормативи екологічної безпеки атмосферного повітря | До заміни новими |
| Норми водоспоживання для підприємств і витрати води питної якості | До заміни новими |
| Баланси водоспоживання і водовідведення | Постійно |
| Листування про розроблення нормативних документів з охорони навколишнього природного середовища | 5 років |
| Листування з питань моніторингу навколишнього природного середовища і контролю за станом навколишнього природного середовища | 5 років |
| Листування про виведення підприємств у ненаселені місцевості та приміські зони | 5 років |
| Документи (доповіді, довідки, пропозиції) про охорону навколишнього природного середовища від викидів шкідливих речовин і виробничих відходів | Постійно |
| Аналізи атмосферного повітря щодо наявності забруднюючих речовин та визначення рівня забруднення атмосферного повітря | Постійно |
| Аналізи ґрунтів на вміст забруднень | Постійно |
| Документи (доповідні записки, довідки, звіти, відомості) про екологічний стан навколишнього природного середовища | Постійно |
| Річні огляди виконання планів охорони навколишнього природного середовища: | |
| а) за місцем складення і затвердження | Постійно |
| б) в інших організаціях | Доки не мине потреба |
| Документи (довідки, доповідні записки, відомості, таблиці, лабораторні записи) про роботу очисних споруд і контроль за їх станом | Постійно |
| Документи (акти, протоколи, довідки) про зупинення, закриття виробництва і об’єктів, накладання штрафних санкцій, передачу справ до прокуратури | Постійно |
| Документи (акти, довідки, листи) про здійснення контролю за охороною надр, відтворення (рекультивацію) порушених земель | Постійно |
| Документи (акти, відомості, довідки) про здійснення контролю за охороною, використанням і відтворенням земельного фонду, підвищенням родючості ґрунтів, здійсненням заходів щодо боротьби з ерозією, заболочуванням і забрудненням ґрунтів небезпечними речовинами, безпечного застосування отрутохімікатів у народному господарстві | Постійно |
| Документи (акти, довідки, листи) про охорону, використання і відтворення тваринного світу | Постійно |
| Документи (акти, довідки, відомості) про здійснення контролю за охороною природно-заповідного фонду, земель іншого природоохоронного значення | Постійно |
| Дозиметричні паспорти населених пунктів, що зазнали радіоактивного забруднення | Постійно |
| Документи (протоколи, обґрунтування, доповідні записки, розрахунки) про розроблення та виконання програм ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС | Постійно |
| Документи (плани, відомості, листи) про радіаційний контроль земель та присадибних ділянок громадян | 10 років |
| Документи (постанови, розпорядження, схеми, плани тощо) з оформлення земельних ділянок у власність | Постійно |
| Технічна документація з нормативної грошової оцінки земельних ділянок | Постійно |
| Звіти з експертної грошової оцінки земельних ділянок державної та комунальної власності у разі їх продажу | 50 років |
| Реєстраційні справи договорів оренди земельних ділянок | 50 років |
| Примітка. *Документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року | |
Важливо!
Строки зберігання документів, визначених Переліком № 578/5, є мінімальними, – їх не можна скорочувати.
Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених Переліком № 578/5, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації (за рішенням керівництва підприємства).
Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Місця зберігання документів
Наявність установлених строків зберігання документів передбачає створення підприємством необхідних для цього умов. Тож документи, які необхідно зберігати постійно, до передачі їх до архіву необхідно зберігати у спеціальних приміщеннях або закритих шафах. За їх збереження відповідають особи, які займаються природоохоронною діяльністю.
Дозвільну документацію необхідно зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.
Правилами № 1000/5 передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах.
Заборонено!
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їхньої цінності не дозволяється (п 2.13 Переліку № 578/5). Для проведення експертизи документів утворюється постійно діюча експертна комісія (відповідно до Наказу керівника про утворення експертної комісії).
Важливо!
Експертиза цінності документів проводиться щороку.
Зберігання первинних документів з начислення та внесення податків визначено також Податковим кодексом України від 02.12.2010 № 2755-VI (далі – ПКУ). Так, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).
Зауважимо, що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними вище документами. Тому необхідно зберігати податкові декларації, подані до фіскальної служби.
Коментар експерта:
До розрахунків, що додаються до декларацій, радимо додати документи, на підставі яких заповнювалися розрахунки (наприклад, інформація стосовно викидів забруднюючих речовин за звітний період, інформація стосовно скиду забруднюючих речовин за звітний період, результати аналізів, інформація про обсяги розміщення відходів у спеціально відведених містах, довідка про обсяги використання води та інші аналогічні документи).
